コピー機の維持費削減

※ ちなみに、これから先の話しは業務用のおっきなコピー機のことです。

実は、コピー機に毎月いくら払っているか認識されている方って結構少なくて、ほとんどの方が「 リース料金はいくらだよ！ 」って回答が多いんです。もちろん現金一括で買ってる方は、「 うち、現金で買ったから毎月の費用はかかってないよ 」 と回答されるパターンもあります。

でも、よ〜く考えると、コピー機にかかる費用って、機械代金だけではないんです。

電気代も当然かかりますが、そう比重は重くないんです。（最近の機械は特に！！）

実は、機械の種類にもよりますが、トナー代や保守料金（カウンター料金）が、維持費をすごく圧迫してるんです。

最近、ネットで、「 維持費 ¥0- 」とうたっている会社もありますが、しっかりと裏があります。こちらは後ほど、ちゃんと説明します。

まずは、ほとんどの会社が契約しているパターンをご紹介します。

• リース料金
  機械代金を定額で借りる方式。経費として計上が可能。機械のスペックや導入価格により変動。数千円〜数万円/月額がほとんど。
• 保守料金（カウンター料金）
  機械の故障や部品交換・訪問メンテナンス料金・トナー代金が含まれる。
  大体が基本料金 数千円と1枚印刷したらカラー印刷で◯◯円、白黒印刷で◯円、2色印刷で◯円とカウントしていく。
• 消耗品代
  コピー用紙や、ホッチキスを自動で出来る機械ならホッチキスの芯代金など。

コピー機を契約する時に、リース料金のみを気にしてませんか？
実は保守料金は、利用状況によって機械代金より高額になる場合があります。

例えると、SOHOや中小企業様で平均的に印刷される枚数で保守料金を算出してみます。
ちなみに、カウンター料金での算出です。（カウンター単価は最近の市場の平均価格）

• • カラー印刷を月に500枚（25枚/日×20日=500枚）
  • 白黒印刷を月に2,000枚（100枚/日×20日=2,000枚）
  • カラー印刷単価：15円/枚
  • 白黒印刷単価　：2円/枚

とすると・・・

上記の計算からわかるのは、利用枚数や１枚単価によって、保守料金（カウンター料金）がすごくコストがかかっている事がわかると思います。是非ともご自身の会社での契約を算出して見て下さい。多分びっくりすると思います。
ほとんどの会社の方はこの保守料金よりも、機械代金（リース料金）の値引き交渉を頑張って、保守料金は販売店の提示した金額で契約されているのが現実です。

機械代金はほとんどの販売店が定価ではなく20〜40％ほど値引きで販売しています。しかし物である以上、ある程度の底値があり、同じスペックの機械ならそんなに値段は変わりません。
しかし、
保守料金は、販売店さんによっては本当に差が出ます。都心部などは販売店が沢山あり保守料金もかなり安くなっています。しかし、ちょっと外れると一気に値段が高くなっています。

機械代金を安くできて、「安く買えたぞ」と思っていても、保守料金が高かったら、保守料金の交渉をしている企業さんと比べると総支払額はものすごい差があるんです。

よく、耳にするのが、
「うちのコピー機屋さんはちゃんとメンテナンスしてくれるから大丈夫だよ」と言う言葉・・・

それはしっかりと保守料金を払っているから当たり前のことで、売主（販売店）として最低限やらなくてはいけない義務なんです。その、保守料金を「適正な価格」で対応して、更に常に問題が起きないように対応していく事ができるのが本当の意味で「しっかりやってくれてる会社」だと私は感じています。

ズバリ、全国どこでも同価格・同サービスを提供できるようにしております。

先ほど、計算した平均との差を比べてみます。

• • カラー印刷を月に500枚（25枚/日×20日=500枚）
  • 白黒印刷を月に2,000枚（100枚/日×20日=2,000枚）
  • カラー印刷単価：15円/枚→10円/枚
  • 白黒印刷単価　：2円/枚→1円/枚

で計算し直してみると・・・

たった、カラーで5円、白黒で1円の差があるだけで、５年間で270,000円も差が出るんです。これが仮に都心部から外れた地域ですと、もっと差が出てきます。更に枚数をもっと沢山刷っていれば、もっともっと差が出るんです。機器をもう一台購入することさえできるかもしれません。

よく、コピー機の格安サイトを見ていると、「今ならリース料金だけで使えます！！」や「保守料金はかかりません！！」などで価格を安く見せている会社がありますが、実はしっかりと仕組みがあります。
オフィスで使う大きめなコピー機の保守契約は大きく分けて「 2種類の契約 」があります。

１つは、先ほど紹介した「カウンター契約」です。

カウンター契約は、
「1枚印刷したら◯◯円下さいね！、そしたら訪問メンテナンスや、トナー・交換部品はサービスしますよ！」と言う契約です。

もう一つは、キット契約という仕組みがあります。

キット契約は、
「◯◯枚すれる純正のトナーを当社から購入して下さい、そうしたら訪問メンテナンスや、交換部品はサービスしますよ！」という契約です。

こちらの契約だと、トナーさえ販売店から購入すればちゃんとメンテナンスも・交換部品も含まれるサービスとなっているのでメリットがあるように思います。

しかし、、、、

どちらかと言うと、利用枚数が少ない方向けのサービスなんです。
ポイントは１本のトナーが印刷できる枚数なんです。
大体１本のトナーは、5,000枚擦れるとメーカーは言ってます。しかしその5,000枚も基準があって、写真や図形などがベタベタな物を印刷したら、当然5,000枚も印刷出来ないんです。
すると、「あれ、もうトナーが無くなった、買わなくちゃ！！　え、、1本何万円もするの？！」とびっくりします。

せっかく安く機械を購入できたと思ったのに、維持費がものすごくかかってしまい、結果高額な買い物をしたことになってしまうんです。

話しをもとに戻すと、「今ならリース料金だけで使えます！！」や「保守料金はかかりません！！」などの会社は、そのキット契約のトナーを「最初に１セット分サービスでつけている」のが仕組みとなります。そうすることで、ユーザーには「機械代金だけで買える」と思わせる事ができるので販売店にはメリットがあるんです。

しかし、そのユーザーの印刷頻度や、印刷物のトナーの使用量が多い方だと、すぐにお金が飛んでいってしまいます。

そもそもキット契約は、印刷枚数が少なく、全く刷らない月や、刷っても月に数十枚の方・文字だけの印刷が多い方などに対して、ちゃんと保守を受けて安心して使ってもらうために生まれたサービスなので、利用環境を把握していなかったり、数年後の印刷枚数の変動が見通せない場合などには不向きなサービスなんです。

ここまで記事を読んで頂けたのなら、是非とも今一度、自社のコピー機の契約状況を見直してみるのも、コストの削減につながるかもしれません。

小野システムでは、見直しなどもお手伝いしますし、現状との比較表も無料で作成しております。是非ともご検討いただけれたら幸いです。

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